PREP法によるコミュニケーション方法についてプログラマーが解説【具体例つき】

今回は、PREP法によるコミュニケーション方法について解説します。

PREP法によるコミュニケーションの組み立て方

忙しい相手など会話を簡潔にしたり早く終わらせたい場合は、PREP法にもとづいて次のように会話の内容を組み立てるのが有効です。

①結論・②理由の方がより抽象度が高く、③詳細の方がより具体的な内容になります。

うまくいけば、①結論、または②理由の内容を話した時点で会話が終わる場合もあります。

結論から話す目的は？

PREP法において結論を先に話すことの目的は、次の通りです。

特に、会話の時間が短縮できるように会話の内容を組み立てることがポイントです。

イメージとしては、次のように「結論だけ話して会話を終わらせよう」という心意気で話すくらいでよいでしょう。

結論から話す場合の具体例

結論を先に話すことの有効性は、会話例を見ればすぐにわかります。

システム仕様についてわからないところがあり、今日中に解決したい場合を考えてみます。

会話の目的は「システム仕様についての質問の回答を本日中にもらうこと」です。

その場合の会話のよい例は次の通りです。

次は悪い例です。

よい例とは逆に詳細から会話を組み立てています。

よい例の場合は、会話の入り(結論)が「質問は本日中に回答お願いします。」となっているところがポイントです。

この一言で、「なぜ本日中なのか理由を教えてください」と相手が確認してきたり、「わかりました」と会話がすぐに終わる場合もあります。

つまり、相手は「この話は詳しく聞かないとダメだな」「この会話は早めに終わらせよう」というようにコミュニケーションに立ち向かう姿勢をコントロールできるのです。

一方、悪い例のように、「★★機能のソフトウェア開発工数の内訳・・・」と詳細から語られると、この会話に何の目的があって何を言いたいのか相手は理解できません。

そして、相手は会話の目的を探ろうとしてくるので、たいてい会話時間が長くなります。

その結果、「忙しい時にあの人とできるだけ話したくない」とレッテルを貼られてしまうので注意しましょう。

理由の詳細を話す際は事実と主張(推論)を区別する

理由の詳細として自分の主張(推論)を話したい場合は、その主張(推論)が事実でない可能性があることを伝えることがポイントです。

主張(推論)を伝える場合、会話の入り方としては次の通りにすればよいでしょう。

自分の主張(推論)をあたかも事実のように伝えると、その主張(推論)が事実と違っていた場合に相手から「聞いていた話と違う！」とクレームがきてしまいます。

事実については、データ・数値を用いて客観的に伝えればよいです。

主張(推論)と事実はどちらを優先して話すべき？

主張(推論)と事実のどちらを優先してコミュニケーションを組み立てるべきかはケースバイケースです。

以下のように新たな提案を出したり、ものごとを確率論で決めなければならないことは、主張(推論)ベースでコミュニケーションを組み立てます。

細かく分解すれば、主張(推論)は「おそらく(何%の確率で)、私の主張(推論)は客観的事実と一致する」というように組み立てることになります。

一方、以下のような報告を行う場合は、客観的な事実ベースでコミュニケーションを組み立てないと相手に納得してもらえません。

まとめ

今回は、PREP法によるコミュニケーション方法について解説しました。

ポイントは先に結論を話し、できるだけ短い時間で会話を終わらせることです。

また、コミュニケーションには質問や報連相など様々な種類があります。

これらのコツについて、以下の記事でプログラマーの視点から紹介していますのでご確認ください。