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結論から話すコミュニケーション方法について解説

コミュニケーション

今回は、結論から話すコミュニケーション方法について解説します。

結論から話す手順

まずは会話の内容を分解し、その中から会話の目的を見つけ出します。

会話の目的とは、「コミュニケーションを通して何を達成したいか」です。

その目的がコミュニケーションにおける結論となるので、見つけ出した結論を会話のはじめに話します。

結論から話す際に会話全体をどのように組み立てればよいかは以下の記事で解説しています。

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結論の具体例

たとえば、今日中に終わらせなければならない仕事があり、部下に仕事の手伝いを依頼する場合を考えます。

会話で話す内容としては以下に分解できます。

  1. 10時間分の仕事が残っている
  2. 仕事の内容は、ソフトウェア開発に関する納品物一式を整理してお客様に提出することである
  3. 納品物の整理に10時間かかる理由はXXXである
  4. お客様からは今日中に納品物の提出をするように依頼されている
  5. 緊急度はかなり高く、絶対に今日提出しなければならない
  6. 自分は今日残業ができないので、このままだと今日中に仕事が終わらない
  7. 誰かと仕事を分担すれば今日中に仕事が終わる
  8. 自分の仕事を手伝って欲しい

この場合の会話の目的は「自分の仕事を手伝ってほしい」と依頼をすることです。

よって、結論は「仕事を手伝ってくれませんか?」となります。

はじめに結論を伝えることにより、部下は「このコミュニケーションは僕に仕事を手伝ってもらうことを目的としているのだな」という会話の全体像がわかります。

これにより、相手も

  • 仕事の内容は?
  • 仕事の期限は?
  • 私も緊急の仕事があるので他の人に依頼してください

と聞き返すことができます。

つまり、言葉のキャッチボールができるのです。

一方、はじめに「10時間分の仕事が残っている」「緊急度はかなり高い」と会話の目的ではない話を切り出しても、

  • 愚痴を言っているのかな?
  • 怒られるのかな?
  • 何か教えてほしいことがあるのかな?
  • 手伝って欲しいのかな?

と相手にコミュニケーションの目的を考えさせてしまうことになります。

そうなると、依頼されている部下は話の内容が頭に入ってこず、「あなたは何が言いたいのですか?」と返答するしか無くなってしまいます。

忙しい時は結論から話すことを忘れてしまいがちになる

仕事というのはたいてい忙しく、会話の内容をゆっくり考えている暇なんてありません

短い時間で、かつ無意識に結論(会話の目的)を見つけ出すとともに、相手から詳細を聞かれた時に答えられるように準備しなければなりません。

しかし、結論から話すことをたくさん繰り返していけば会話のパターンが見つかってくるので、たくさん実践していきましょう。

結論を言わずにコミュニケーションを組み立てるケース

結論を話さずに会話をすることがよい場合はあるのでしょうか。

高度なテクニックですが、たとえば以下のような場合に該当するでしょう。

忖度したいとき:自分が望む結論を自分から提案せずに相手に引き出させ、あたかも相手が結論を決めたように仕向ける

ソフトウェア開発の見積もりでどうしてもお客様提案の工期を延ばしてほしい場合を例に考えます。

正直に結論(会話の目的)から先に話すと「(結論)工期を1週間後ろにずらしてもらえませんか。」→「(理由)なぜなら複数のシステム仕様に検討の余地があるからです。」となります。

この入り方だと「私が決めた工期を後ろにずらせと言われるのは心外だな」と相手に悪い印象をもたれてしまう場合があります。

そうではなく、結論(会話の目的)を言わないまま「このシステム仕様はもっと検討の余地がありますよね?」「あのシステム仕様もバグが出るケースがありそうだなぁ」と初めから詳細をどんどん話していきます

そして、「システム仕様で再検討が必要な箇所があるので工期を1週間後ろにずらしましょう」とお客様の方から結論を引き出してもらうのです。

つまり、厚かましい提案(結論)を出さずに、お客様自身の意志で自分の望み通りの行動をとってもらうということです。

ただし、これはあくまで他人を思いやる日本人独特のテクニックです。

もし忖度に失敗した場合は、会話の最後に「工期を1週間後ろにずらしてください」と自分から結論(会話の目的)を話さなければならず、相手に大きな悪印象を与えてしまいます。

ビジネスでは、相手に悪印象をもたれることを恐れずに結論から先に話すことが優先だと私は思います。

まとめ

結論から話すコミュニケーション方法について解説しました。

結論を先に話すことのメリットをまとめると、前述した通り

  • 早い段階で相手に会話の目的を把握してもらう
  • 短い時間で会話を終わらせる

となります。

また、コミュニケーションには質問や報連相など様々な種類があります。

これらのコツについて、以下の記事でプログラマーの視点から紹介していますのでご確認ください。

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