忙しい相手とのコミュニケーション方法についてプログラマーが解説

今回は、忙しい相手とのコミュニケーション方法について解説します。

忙しい相手とのコミュニケーションの組み立て方

忙しい相手とコミュニケーションをとる時は、結論(会話の目的)を先に話し、できるだけ早く会話を終わらせるようにしましょう。

相手にしてほしいことや自分がしたいことなど、会話の目的を相手に伝えないまま会話を初めてしまうと、コミュニケーションにかかる時間が長くなってしまうからです。

早く会話を終わらせるためには、PREP法により会話の内容を組み立てるのが有効です。

具体的な会話の組み立て方については、以下の記事をご確認ください。

忙しい相手とのコミュニケーションで避けるべきこと

忙しい相手とコミュニケーションをする際は、相手に「何が言いたいの？」と聞かれることを避けましょう。

このように聞かれるケースは、たいてい結論(会話の目的)を先に話しておらず、相手が会話の目的を探っている状態です。

初めのうちは、「なんでその結論になるの？」「もっと詳しく聞かせて」と聞かれるくらいでちょうどいいでしょう。

この状態であれば、会話の目的が相手に伝わっており、あとは相手が満足するだけ詳細を話していけばよいだけだからです。

相手から避けられても気にしないこと

忙しい相手に質問や相談をすると、高確率でイライラされます。

その理由は次のケースが考えられます。

仕事の納期が迫っている

私自身も経験したことがありますが、納期が迫っている時はかなりテンパります。

たとえば、お客様から「この納期に遅れたら次からあなたの会社に仕事を渡しません」というケースもありました。

お客様から圧力をかけられると、頭の中は「納期に間に合わせる」ことでいっぱいになります。

このような状況で質問や相談に来られると、「一刻も早くこの会話を終わらせたい。なぜなら、納期に間に合わなかったら今後の仕事がなくなるから・・・」となるのです。

このような意味で、忙しいプロジェクトの人に相談しに行ってイライラされるのはよくあることです。

この意味でも、PREP法に基づき結論を先に話してできるだけ会話の時間を短縮することが有効になります。

数分後に会議などの予定がある

当たり前の話ですが、今から会議にいかなければならない相手に対して相談をしに行くべきではありません。

このような場合は、「会議が終わったら××分相談させてください」というように、相談の時間を予約しておきましょう。

どうしても質問や相談をしたい場合は、「自分の相談の方があなたの会議よりも優先である」ことを相手に納得させなければなりません。

忙しい相手に質問ができない場合は？

忙しい相手に対して質問をするのは勇気が必要です。

質問しなければ自分の仕事が進まないが、相手の時間も無駄にしたくないという気持ちになりがちです。

忙しい相手に対しての質問のコツについては以下の記事にまとめていますので、ご確認ください。

まとめ

今回は、忙しい相手とのコミュニケーション方法について解説しました。

忙しい相手とのコミュニケーションのポイントは先に結論を話し、できるだけ短い時間で会話を終わらせることです。

また、コミュニケーションには質問や報連相など様々な種類があります。

これらのコツについて、以下の記事でプログラマーの視点から紹介していますのでご確認ください。